Det å svare på e-post...

Du har nettopp mottatt en viktig e-post og skal til å trykke "reply". Har du tenkt over hvordan du faktisk svarer, eller spiller det ikke så stor rolle hvorvidt strukturen i e-posten blir leselig eller ikke?

For å ta det første først - sitér det som er mest vesentlig og alltid så lite som mulig, slik at det blir lett å lese svaret ditt. Det bør alltid komme klart frem hva du ønsker å svare på. Hvis du skal svare på et lengre avsnitt, kan du lage et utdrag slik at mottakeren lettere kan lese svaret uten å lese mye tekst. Erstatt unødvendig info med f.eks. [...]. (Dette bør du dog unngå å gjøre dersom det er noe viktig må frem i store avsnitt.) Det er ikke alltid det er hensiktsmessig å lese flere linjer tekst, når man egentlig kunne klart seg med 1/3 av teksten.

Unngå mange farger

Et annet fenomen er bruken av farger ved sitering. I en lang samtale mellom flere personer, kan fargebruk ofte bli svært forstyrrende. Det blir vanskelig å vite hvilken farge som hører til riktig person og forvirring kan lett oppstå.
I tillegg er det mange e-postklienter (spesielt webbaserte) som ikke skiller på farger. Dette kan føre til at det du ønsker å få svar på ikke blir besvart på riktig måte. Litt kjedelig å "miste" en vensentlig del av en e-post fordi du har valgt å markere denne med en spesiell farge, for så å oppdage at e-postleseren din ikke bryr seg om dette. Derfor er det lurt å styre unna denne type markering av ulike deler av e-posten.

"Reply to the reply of a reply."

Dette er et velkjent fenomen. Man siterer i tide og utide og dermed kan e-postsamtalen fort bli unødvendig lang. Dette går å løse, dog med noen forutsetninger.
Dersom man har fått svar på tidligere "replies", kan man slette disse fra videre siteringer, slik at samtalen ikke blir lenger enn det den trenger å være.
Det er også viktig å tenke på at man ikke gjør dette uten å vite hva man evt. kan fjerne. Dersom viktige elementer blir fjernet, forsvinner også hele poenget med et slikt system.

Hurtig svar?

"HJELP!!!! JEG TRENGER SVAR PÅ SPØRSMÅLET MITT NÅ!!!!!!!!!!!"

Det er ofte lettere for mange å uttrykke seg, slik som eksempelet over, uten at det nødvendigvis har noen effekt. Personlig har dette stikk motsatt effekt på meg, jeg får mindre lyst til å hjelpe pga. den sure undertonen. Hvorfor ikke legge til et smilefjes i stedet for ørten utropstegn? Vips så får setningen er ny betydning og lysten til å svare er på plass igjen.

Når det gjelder generell språkbruk, bør man være så nøytral som mulig. Unngå bruk av banneord og andre "på-kanten"-måter å uttrykke seg på. Vanlig norsk folkeskikk er å foretrekke for alle parter.

CC

Jeg vet med meg selv at det kan være lett å glemme akkurat dette. Når man svarer på en e-post som er sendt til flere, er det lett å glemme å inkludere riktige adresser som e-posten skal sendes til. Ofte trykker man kun "svar" uten at man tenker mer på det, skriver ferdig e-posten og trykker send. Mottakeren får mailen, men ikke alle som i utgangspunktet var listet opp som andre mottakere (cc).
For å løse dette kan man i stedet trykke "svar alle", så skal riktige adresser bli plassert på riktig sted.

Som sagt så er dette noen av mine tanker rundt det å svare på e-post. Jeg tar gjerne i mot kommentarer og hører hva andre mener om denne saken.